Las mejores apps de productividad en el trabajo remoto

El trabajo remoto llegó para quedarse y aunque muchos de nosotros amamos trabajar así, estoy consciente que es un gran reto ser productivo trabajando desde casa (sobretodo al principio). Así que aquí te traigo una lista de las mejores apps de productividad en el trabajo remoto que utilizo en mi día a día.

Independientemente del área a la que te dediques, es probable que te encuentres trabajando desde casa y digas… ¿en qué se me fue el día? Te distraigas con tus perros, anotes en papeles y los dejes en diferentes partes de la casa o simplemente te pongas a ver el teléfono todo el día. Si te está costando ser productivo trabajando desde casa, no te preocupes que no estás solo. ¡Hay solución!

Después de todo, ¿quién quiere un montón de llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos a lo largo del día mientras trabajas? ¡Yo no! ✋

Apps de productividad para trabajar remoto

En esta entrada te compartiré diferentes aplicaciones que te ayudarán a ser productivo trabajando desde casa, hablaremos de comunicación, lista de tareas, manejo de contraseñas, etc. A estas alturas del año es probable que algunas las conozcas o te suenan repetitivas, pero son las que he usado desde que soy Nómada Digital y te prometo que me han cambiado la vida (para bien).

Si estás buscando trabajo remoto, conocer estas aplicaciones será clave para encontrar un trabajo de calidad. Así que si aún no estás trabajando así, te va a servir mucho esta entrada.

He probado cientos de aplicaciones para poder organizarme mejor y no todas me han funcionado, sin embargo, luego de hablarlo con otros trabajadores remotos he logrado armar una lista de las mejores apps de productividad en el trabajo remoto en 2023. ¡Empecemos!

Las mejores herramientas de trabajo remoto para la comunicación

1. Zoom

Es una plataforma en línea para videoconferencias, colaboración e intercambio de contenido. Es un software ligero y directo que permite a las personas unirse fácilmente a reuniones y llamadas.

Los usuarios pueden crear fácilmente seminarios web, chats en vivo, presentaciones de pantalla compartida y compartir archivos desde su ordenador o dispositivo móvil. Ten en cuenta que se necesita una cuenta con Zoom para organizar y configurar reuniones.

2. Google Meet

Google Meet es una plataforma de reuniones virtuales desarrollada por el gigante tecnológico Google. Está diseñado para permitir que muchas personas se unan a la misma reunión virtual y se comuniquen entre sí a través de varias opciones de comunicación, como vídeo, audio y chat. La belleza de Google Meet es que viene con una cuenta de Google, por lo que no es necesario crear una cuenta separada para celebrar reuniones en línea.

Los equipos pueden obtener funciones avanzadas como salas de descanso, guardar la grabación de reuniones en Google Drive, cancelación inteligente de ruido y otras funciones útiles de conferencias con una cuenta de Google Workspace.

3. Klok

Un widget práctico para cualquier trabajador remoto que siempre esté en movimiento. Trabaja desde la aplicación o suelta el widget en tu pantalla de inicio para comprobar rápidamente las zonas horarias de los compañeros de trabajo en relación con las tuyas. Es la herramienta perfecta para un equipo distribuido y permite que todos sean más conscientes del tiempo de inactividad de las personas.

4. TidyCal

TidyCal es una de las herramientas de trabajo remoto que más usan los trabajadores remotos.. Las reuniones siempre han sido una realidad en el mundo de los negocios, y eso no ha cambiado en la nueva fuerza de trabajo remota. En todo caso, encontrar el momento adecuado para reunirse es más importante que nunca, ya que no se puede bajar por el pasillo y visitar el cubículo de un compañero de trabajo.

Las videoconferencias son ahora omnipresentes en los horarios diarios de muchos profesionales.

El software de programación de citas se ha convertido en una de las herramientas más esenciales para programar esas conferencias, y TidyCal encabeza la lista de opciones.

Además tiene muchísimas integraciones con diferentes softwares o plataformas, lo que la hace aún mejor para empezar a usarla.

‍

Uno de los principales beneficios es que a diferencia de sus alternativas, TidyCal tiene una licencia de por vida por sólo $29 USD.

5. Slack

Slack funciona como una sala de chat con esteroides. Obtienes diferentes canales (tratados como salas de chat), puedes enviar archivos, hacer videollamadas desde dentro de la aplicación o enviar un mensaje directo a un compañero de trabajo con una pregunta. Hay hilos de conversación, por lo que si haces una pregunta a un grupo en uno de los canales, puedes responder entre sí en un hilo dentro de ese grupo, para que no moleste a todos los demás y mantenga la conversación en un solo lugar.

Slack también tiene integraciones con aplicaciones como Dropbox, Google Drive, Trello e incluso Giphy para todos los gifs que quieras enviar, utilizando comandos de teclado rápidos. Controla el nivel de notificaciones que recibes e incluso configúralo para que esté en silencio durante las horas libres, en caso de que tengas compañeros de trabajo nocturnos.

Cada uno tiene su propia forma de mantener a la gente cuerda, mientras están en cuarentena en casa y trabajando, desde un canal de comedor donde los compañeros de trabajo pueden charlar durante la pausa para el almuerzo, hasta un canal solo para memes y gifs para mantener el ánimo de la gente.

6. Loom

Loom es un software de grabación de pantalla de uso gratuito.

Loom es una herramienta de comunicación de vídeo asíncrona que le permite grabar su cámara, su cámara web o ambas, para enviar un breve mensaje de vídeo que puede compartir al instante con un enlace.

No todas las reuniones tienen que celebrarse de forma sincrónica.

Las actualizaciones de estado, los anuncios y las posturas diarias son ejemplos de reuniones que podrían ser un telar en su lugar.

Uso Loom personalmente cuando necesito enviarle una tarea a mi asistente virtual, si es algo que merece ser explicado prefiero enviárselo por loom. Así ella puede verlo cuando empiece a trabajar y yo hacer otros pendientes.

¡Es una maravilla!

Las mejores herramientas de trabajo remoto para la creatividad

1. Milanote

Milanote permite a los equipos creativos organizarse visualmente. La plataforma recopila todo en un solo lugar, desde listas de tareas pendientes y notas, hasta imágenes y vídeos, o páginas web. Los tableros basados en la nube te permiten acceder a tu bloc de notas visual privado sobre la marcha.

También te permitirán compartir tus pensamientos con tu equipo, ya que puedes elegir trabajar en colaboración en un espacio de trabajo digital.

2. Canva

Si trabajas con contenido regularmente, Canva es la herramienta perfecta para ayudarte a hacer el trabajo. La herramienta le permite crear diseños en un formato de arrastrar y soltar que no requiere ningún conocimiento previo de diseño para entenderlo. Elige fuentes, selecciona colores, sube tus propias imágenes y plantillas: la elección es tuya.

Canva está diseñado para equipos remotos. Podrás exportar enlaces a carpetas de trabajo y compartirlos con tu equipo. Aloje su kit de marca dentro de la plataforma y separe los espacios de trabajo de su propio proyecto donde su equipo pueda trabajar juntos en imágenes.

Personalmente la uso todos los días, para mis miniaturas de Youtube o para mis pins de Pinterest. ¡Para todo!

3. Miro

Miro es una infinita pizarra en línea. La herramienta ofrece un montón de plantillas para empezar a estructurar tu tablero, o puedes elegir empezar desde cero. Miro te permite trabajar en tiempo real en el mismo tablero que tu equipo, es como si estuvieras en la misma habitación.

Integra archivos, capturas de pantalla, documentos, tarjetas, notas, hojas de cálculo y mucho más. Es una herramienta fantástica para equipos remotos. También puede aportar un gran nivel de organización a aquellos equipos que están en la misma oficina y tienden a olvidar la magia que desbloquearon en la pizarra física de la sala de reuniones.

La función es similar a Milanote pero personalmente se me hace mejor, es una excelente herramienta para organizar tus ideas y trabajar en equipo.

Las mejores herramientas de trabajo remoto para manejar tu correo electrónico

1. Spark

Spark es una aplicación de correo electrónico genial. Apple Mail está bien y es simplista, Outlook es demasiado complicado y engorroso y Spark gana sin duda.

Es ideal para los equipos, con la capacidad de iniciar un correo electrónico con una persona y hacer que otra termine el borrador y envíe. Los correos electrónicos pueden tener comentarios privados, pueden ser delegados, pospuestos, programados para enviarse en una fecha posterior e incluso recordados si no hay respuesta en la fecha que elijas.

Tiene una función de bandeja de entrada inteligente, que organiza su bandeja de entrada en secciones como: personal, boletines y notificaciones, que puede activar o desactivar fácilmente.

Admite firmas de correo electrónico de gran estilo con imágenes y enlaces, e incluso tiene plantillas de correo electrónico con campos variables.

2. Gmail

Es la opción más básica para todos, es una de las mejores herramientas de trabajo remoto ya que puedes programar correos electrónicos según la zona horaria que quieras contactar. ¡Es lo máximo!

Las mejores herramientas para guardar documentos y archivos

1. Dropbox

Dropbox debería necesitar poca o ninguna explicación. Sin embargo, se presenta aquí, ya que creemos que es el campeón del almacenamiento en la nube para equipos remotos.

Dropbox ha sido acuñado como el primer espacio de trabajo inteligente del mundo. El sistema de almacenamiento basado en la nube le permitirá centralizar el contenido de su equipo, así como conceder acceso a las partes interesadas internas y externas a través del intercambio de enlaces personalizables, controles de acceso de administradores y aplicaciones fáciles de usar.

2. Google Drive

Personalmente prefiero Google Drive ya que los precios son súper económicos y es parte del ecosistema Google. Si tienes un blog o eres asistente virtual es probable que sea una de las primeras herramientas de trabajo remoto que utilices.

Puedes guardar información, empezar proyectos, editar excels, formularios, presentaciones, etc. ¡Todo!

Google Drive forma parte de Google Workspace, el servicio empresarial de Google, por lo que se integra con Meet. También se integra con documentos, hojas de cálculo, diapositivas, mapas y más. Dropbox solo tiene Paper como herramienta de procesamiento de textos.

Es una decisión difícil, pero por su versatilidad y facilidad de uso, Google Drive sale como el ganador en este cara a cara.

Las mejores herramientas de trabajo remoto para la organización

1. Airtable

Esta aplicación es, sin duda alguna, la mejor que he encontrado hasta ahora.

Es increíblemente fácil de usar y tiene un montón de funciones, además de también tener integración con todo tipo de plataformas de automatización. La utilizo principalmente para construir bases de datos, sean clientes o ingresos vs. egresos.

2. Asana

Asana es una plataforma de gestión de tareas integrada basada en la nube que proporciona una forma sencilla para que los equipos organicen sus actividades y hagan un seguimiento del progreso. Ayuda a agilizar el trabajo en las organizaciones, dando a los miembros del equipo una forma de planificar múltiples proyectos y tareas de manera más eficiente.

3. Monday

Se le considera la mejor herramienta de gestión de proyectos para equipos remotos.

Para enviar los proyectos a tiempo, necesitas una herramienta para hacer un seguimiento de su progreso.

Pero monday.com va más allá de eso. A finales de 2022 lanzaron una función de documentación para que puedas tomar notas y crear una wiki de conocimientos para tu equipo.

4. Trello

​Trello se describe a sí mismo como "una lista de listas, llenas de tarjetas". Cada tarjeta es una sola tarea o idea que puedes escribir o anotar según sea necesario. Puedes añadir archivos adjuntos, listas de verificación, fechas de vencimiento y cualquier otra cosa que necesites para asegurarte de que todos estén en la misma página.

Trello está optimizado para incluir solo las acciones y botones que necesitas, para que puedas pasar más tiempo usando la aplicación que aprendiendo o administrando. Eso es importante para las startups, organizaciones sin ánimo de lucro y otras organizaciones que tienen que ponerse manos a la obra rápidamente.

6. Slite

Slite es un software de base de conocimientos que ayuda a organizar y alinear a su equipo manteniendo todos sus procesos en un solo lugar. Míralo como un Wiki interno. Es una gran herramienta remota para la documentación del proyecto, la incorporación de empleados y el seguimiento de las reuniones del equipo.

También viene con un montón de integraciones que incluyen Slack, Trello, Asana, GitHub y más.

7. Clockify

Sencillo pero eficaz. Por muy avanzadas que sean algunas de estas herramientas, también hay algunas que no necesitan tener tantas características: tienen un trabajo y lo hacen excepcionalmente bien. Clockify es una de esas herramientas.

Es ideal para autónomos, agencias o gestores de proyectos que buscan tener una mejor idea de cómo su equipo remoto divide su tiempo entre proyectos.

Clockify tiene un rastreador de tiempo, un par de horas, un panel de control del proyecto, métricas de informes y una gran función de descripción general del equipo. Es la herramienta remota perfecta para el seguimiento y la gestión del tiempo.

Las mejores herramientas de trabajo remoto para manejar contraseñas y seguridad

Roboform

Los gestores de contraseñas suelen ser herramientas esenciales para los equipos remotos. Cuando tienes que acceder a las mismas cuentas y programas que tus colaboradores, necesitas un lugar donde puedas encontrar tu información de inicio de sesión. De lo contrario, te arriesgas a que alguien cambie una contraseña e impida que todos los demás inicien sesión.

Roboform es una herramienta muy similar a Dashlane, sólo que a un precio un poco más bajo.

Surfshark

Si bien trabajar de forma remota puede ser relativamente sencillo, conlleva riesgos, incluidos los relacionados con la seguridad y la privacidad en línea. Afortunadamente, hay muchas herramientas geniales a su disposición, la más importante es una Red Privada Virtual (VPN). Esto cifrará todo el tráfico que va y sale de su dispositivo, manteniéndolo a salvo de miradas indiscretas. Como beneficio adicional, una VPN enruta tu tráfico a través de un servidor intermediario. Esto significa que puedes usarlo para falsificar tu ubicación y acceder a contenido bloqueado o censurado por la región.

Yo utilizo Surfshark porque se me hace la mejor de todas, además que es el único VPN que tiene equipos ilimitados dentro de una misma cuenta.

Las mejores herramientas de trabajo remoto para la productividad

1. Tomato Timer

¿Conoces la técnica Pomodoro? Si no lo estás, revisémoslo rápidamente. La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que divide su jornada laboral en ráfagas de tiempo de trabajo y tiempos de enfriamiento, también conocido como Pomodoro.

Un período de trabajo habitual es de unos 25 minutos y un Pomodoro suele durar unos 3-5 minutos. Este método te anima a trabajar en sprints y promueve la hiperproductividad durante tu tiempo de enfoque.

Tomato Timer es una herramienta de trabajo remoto que te ayuda a gestionar el método Pomodoro en tu propia casa. Es una gran manera de evitar distracciones en casa cuando no estás en la oficina o en tu espacio de coworking.

2. Google Calendar

Aunque existen cientos de aplicaciones para calendario, la que se me ha hecho más sencilla de entender ha sido Google Calendar. Esto es básicamente por lo fácil que es conectar con el ecosistema Google y también la sincronización de los eventos según la zona horaria en la que te encuentres.

3. Toggl

Toggl es tres productos en uno, el más popular es Toggl Track, que es un software de seguimiento del tiempo para ver en qué aplicaciones pasas más tiempo.

He usado Toggl para entender mejor cómo puedo ser más productivo con el tiempo de mi ordenador.

Toggl realiza un seguimiento de todo el tiempo que pasas en aplicaciones, rastrea por qué aplicación tiene el enfoque activo en tu ordenador y escupe un montón de gráficos y líneas de tiempo útiles para mostrar visualmente a dónde va tu tiempo.

Puede ser útil para todos, desde autónomos hasta directores ejecutivos.

¿Cuáles son tus mayores prioridades esta semana o este mes? Usa Toggl para entender si realmente estás dedicando tiempo a lo que es más crítico para ti o no.

4. Grammarly

Remoto o no, esta es una herramienta de trabajo remoto para cualquiera que escriba mucho en su día a día. No importa tu educación o cuánto escritor te consideres, todos somos humanos y todos cometemos errores. Vaya, ¿ves?

Grammarly se conecta a casi todos los lugares que escribirías en línea, tus documentos de Google, correos electrónicos, cuadros de comentarios en las redes sociales, las obras. Comprobará su ortografía y gramática hasta su tono, posible plagio e incluso puede dar sugerencias sobre cómo puede mejorar su escritura.

5. DocuSign

No dejes que ir a distancia te impida obtener la documentación que necesitas. Además, no dejes que te disuade de firmar por cosas que necesitan tu firma. Ahorra papel y digitalízate con DocuSign.

DocuSign proporciona firmas electrónicas legalmente vinculantes de conformidad con las leyes de firma electrónica de la Unión Europea y los Estados Unidos. Puedes operar como de costumbre, dentro de la nueva normalidad.

6. Notion

Notion es una de las herramientas de trabajo remoto más populares, porque es una herramienta de espacio de trabajo todo en uno.

¿Necesitas escribir un documento de trabajo? Usa Notion.

¿Necesitas crear una lista de OKR para tu empresa de más de 100 personas? Puedes hacerlo en Notion (y mi empresa realmente lo hace).

¿Quieres colaborar con tu cliente independiente? Envíales un enlace a un documento de Notion que hayas hecho (yo también lo he hecho).

Además, Notion tiene un gran plan gratuito que incluye páginas y bloques ilimitados, para que puedas empezar sin coste inicial.

Personalmente no soy muy fan porque se me hace muy complicada, aunque conozco personas que les ha cambiado la vida.

7. Zapier

La última herramienta que tenemos para ti es Zapier. Este es único, y va a seguir siendo aún más crítico para su negocio en general. Esto se debe a que Zapier se trata de automatizar las diferentes tareas que necesitas realizar. Pero también se trata de asegurarse de que puede usar todas las diversas aplicaciones que desee, de forma fácil y coherente.

Después de todo, con todas estas herramientas de trabajo remoto que hemos mencionado (y las miles más que hay), no es realista suponer que todas están diseñadas para interactuar, ¿verdad? Bueno, si no lo son, Zapier también puede ayudarte con eso.

‍Con esta aplicación, solo tienes que poner información en una ubicación, y Zapier puede transferirla según sea necesario. Puedes vincular diferentes aplicaciones a través de esta y, a partir de ahí, pueden compartir información que de otro modo no podrían.

Esto va a hacer que sea más fácil y rápido para todos los miembros de su equipo mantenerse al día y realizar un seguimiento de las diferentes tareas sin tener que saltar de un lado a otro entre diferentes aplicaciones para hacerlo. Eso acelera tus procesos y también evita que las cosas se deslicen por las grietas, lo que puede suceder fácilmente si no tienes cuidado de administrar cada aplicación de manera efectiva.

Resumiendo las mejores herramientas de trabajo desde casa

Ya los he bombardeado con un montón de herramientas de trabajo remoto, todas estas aplicaciones están destinadas a ayudar a su equipo a mejorar su flujo de trabajo y sus capacidades.

Yo sé que puede marear, sin embargo utilizar las aplicaciones adecuadas, puede acelerar la cantidad de tiempo que se tarda en comunicar diferentes pensamientos, ideas y tareas a su equipo. Puedes hacer que sea más fácil para ellos hacer un seguimiento de lo que necesitan hacer, y puedes asegurarte de que todos reciban el apoyo que están buscando en el camino.

Algo que quiero destacar es que no todas las herramientas sirven para todo, hay unas que se adaptan más a algunas industrias o profesiones.  Al final, tú y tu equipo son los únicos que pueden decidir qué apps funcionan mejor para ustedes. Después de todo, quieres asegurarte de que estás creando un sistema que te haga la vida más fácil.

‍